الربط بين محاسبة المسؤولية ومحاسبة تكاليف الأنشطة: تكمن أهمية الربط بين نظام محاسبة المسؤولية ومحاسبة تكاليف الأنشطة في أن نظام محاسبة المسؤولية يراقب ثلاث فرضيات جوهرية وهامة بالنسبة لنظام تكاليف الأنشطة، هي:
- الطاقة المتاحة في ظل الموارد المخصصة للنشاط
- تكلفة ساعة العمل الإنتاجية
- الوقت اللازم لإنجاز نشاط معين.
وعند تأكد الإدارة من حدوث تحول دائم وأكيد في هذه الفرضيات، عندئذ يمكن استخدامها في استنتاج وإعادة معايرة معدل محرك تكلفة النشاط. وتشكل عملية التحديث لهذه المعايير أحد المداخل الهامة لتطبيق مفهوم الإدارة (التحسين المستمر ) وإحدى فوائد نظام التكامل، لذلك فإن عملية تنقية البيانات التي تسجل في نظام محاسبة مراكز المسؤولية، عند حدوث تغييرات مستمرة في الطاقة والفعالية وأسعار الموارد المستخدمة، واستخدام هذه البيانات في تحديث معدلات محركات تكاليف الأنشطة المختلفة، يساهم في تحديد أسباب الانحرافات بين معدلات محركات التكاليف والتكاليف الفعلية التي تم قياسها في نظام محاسبة المسؤولية، كما يمكن من تحسين المعايير المصممة لتكاليف الأنشطة وجعلها عبر الزمن أكثر دقة وموضوعية. فعندما يكون المطلوب زيادة الطاقة الفعلية لأحد لأنشطة، فإن ذلك يؤدي إلى تخفيض معدل محرك تكلفة ذلك النشاط، أما عندما يتطلب الأمر زيادة الموارد المخصصة لتنفيذ نشاط معين، فإن ذلك يؤدي إلى ارتفاع معدل محرك تكلفة النشاط.
يزود نظام محاسبة المسؤولية الإدارة بمعلومات ذات قيمة عالية حول الطاقة المستغلة، ولذلك يجب تصميم نظام محاسبة المسؤولية، بحيث يستطيع تحديد الموارد الضرورية لتجاوز نقاط الاختناق في الطاقة على مستوى الأنشطة المختلفة. فعندما يربط النظام بين محرك تكلفة النشاط وتلك الموارد المخصصة لتنفيذ النشاط فإنه يصبح قادراً على إعلام الإدارة ، أنه سوف يحدث قريبا، ارتفاع في تكاليف نقاط الاختناق ، مما يؤدي إلى زيادة تكاليف الفرصة الضائعة إذا تم قبول أعمال إضافية في هذا النشاط) ، من خلال المقارنة بين تكاليف الموارد اللازمة لزيادة حجم الطاقة المتاحة في نشاط معين والإيرادات التي يمكن الحصول عليها من هذه الزيادة.
إن نظام محاسبة المسؤولية يملك المقدرة على تحسس انحراف الطاقة الفعلية عن الطاقة المخططة في نظام محاسبة تكاليف الأنشطة. فإذا ظهرت اختناقات وتأخير في تنفيذ أعمال الأنشطة بالرغم من أن الطاقة الفعلية هي أقل من الطاقة المخططة، فإن ذلك يتطلب تخفيض الطاقة المخططة في نظام تكاليف الأنشطة.
وعلى العكس، إذا كان الطلب الفعلي على طاقة النشاط يتجاوز الطاقة المخططة من دون حدوث تأخير أو إرباك في تنفيذ الأنشطة، فإن مثل هذه المعلومات تشكل تغذية راجعة لنظام تكاليف الأنشطة، حيث يجب في مثل هذه الحالة زيادة حجم محرك التكلفة المخططة لهذا النشاط مع الإبقاء على نفس الموارد مما يعني تخفيض معدل محرك التكلفة، أما عند عدم الحاجة إلى زيادة حجم محركات التكلفة المتعلقة بهذا النشاط، فإنه يمكن الإدارة إعادة تخصيص الموارد بين الأنشطة، مما يؤدي إلى تخفيض معدل محرك التكلفة أيضا.
الربط بين محاسبة المسؤولية ومحاسبة الأنشطة وإعداد التقارير:
تتمثل أهمية محاسبة التكاليف بالنسبة لعملية إعداد التقارير المالية في تحديد تكلفة المخزون وتكلفة المبيعات. وبما أن عملية إعداد التقارير المالية تتم اعتماداً على التكاليف الفعلية فإن نظام محاسبة المسؤولية يعد أكثر ملاءمة لعملية إعداد التقارير المالية، فهو قائم على أساس التكاليف الفعلية المدونة في السجلات المالية. ولكن من المفيد لأغراض القرارات الإدارية تقويم مخزون أخر المدة وتكلفة المبيعات بالتكلفة المعيارية. وهنا تنشأ فروق بين الكيفية التي تستخدمها الإدارة فيها بتخصيص التكاليف على المنتجات وبين متطلبات إعداد التقارير المالية في تخصيص التكاليف، وبالتالي ظهور تكلفتين للمنتج الواحد، مما قد يثير الحيرة والارتباك في الإدارة، لذلك نقترح أن يتم إعداد القوائم والتقارير المالية لأغراض تقويم الأداء من قبل الإدارة على أساس تكاليف الأنشطة، ثم تتم عملية تصحيح لهذه التقارير بما ينسجم مع المبادئ المحاسبية المقبولة لأغراض المستخدمين الخارجيين، وتتم عملية التصحيح هذه على إجمالي تكلفة المخزون و تكلفة المبيعات الإجمالية لكل المنتجات وليس لكل منتج بشكل مستقل.
إعداد الموازنات التخطيطية على أساس تكاليف الأنشطة:
يقوم إعداد الموازنات التخطيطية على أساس الأنشطة على أساس تحديد الطاقة المطلوب من كل نشاط أن ينفذها ثم تخصص الموارد الضرورية لتنفيذ هذا النشاط عند ذلك المستوى من الطاقة في الفترات القادمة. ولعل من أهم مزايا نظم المعلومات المتكاملة إمكانية إعداد الموازنات التقديرية على أساس الأنشطة. وتمكن عملية إعداد الموازنات التقديرية على أساس الأنشطة الإدارة من الرقابة بشكل أكثر فعالية على بنية التكاليف، إذ أنها تمكن الإدارة من تحويل القسم الأعظم من التكاليف الثابتة إلى تكاليف متغيرة. لإن التمييز بين التكاليف المتغيرة والثابتة هو أمر يتعلق بالقرار الإداري الذي يحدد كم يجب أن ينفق على تأمين هذا المورد وليس متعلقا بطبيعة المورد المستخدم، وما هي قدرة القرار الإداري على المواءمة بين الحاجة إلى الموارد وتوفير هذه الموارد بسرعة. يستطيع المدير اتخاذ القرارات المتعلقة بتأمين الموارد أثناء عمليات إعداد الموازنة على أساس الأنشطة وبالتالي يمكن اعتبار كل التكاليف التي سوف تخصص لنشاط معين بمثابة تكاليف متغيرة عند إعداد الموازنة.
إن نظام تكاليف الأنشطة يمكن الإدارة من اتخاذ القرارات المتعلقة بحجم الإنفاق على الموارد التي تعد وفق المفهوم التقليدي ضمن التكاليف الثابتة مثل المعدات والتجهيزات والعاملين وتكاليف تشغيل نظم المعلومات. وتتضمن إجراءات إعداد الموازنات المراحل الرئيسية التالية(Cooper, R. , and Kaplan, R. S. 1998, pp.116):
تقدير كميات الإنتاج والمبيعات في الفترة المالية:
تتطلب عملية إعداد الموازنة على أساس الأنشطة بالإضافة إلى تقدير كميات المبيعات والإنتاج تحديد المزيج الإنتاجي وتشكيلة العملاء المستهدفين. وبالتالي فإن التقديرات لا تتضمن فقط المنتجات التي سوف تباع وإنما عدد ونوعية العملاء الذين سوف يشترون هذه المنتجات. إن إعداد الموازنة وفق هذه الطريقة يتطلب معلومات أكثر تفصيلا من الموازنة التقليدية، لأنه يجب توافر معلومات حول الإجراءات الواجب استخدامها من أجل إنجاز خطة المبيعات والإنتاج. مثل عدد مرات التصنيع لكل منتج، طرق الشحن، تكرار أوامر الشراء للمواد الأولية، عدد طلبات العملاء المتوقعة، فمثل هذه المعلومات تعد بمثابة الأساس في تحديد الأنشطة التي تحتاجها المنظمة والطاقة التشغيلية لكل نشاط.
التنبؤ بالأنشطة التي تحتاج إليها المنظمة والطاقة التشغيلية لكل نشاط:
يتطلب إعداد الموازنات التخطيطية على أساس الأنشطة وضع قائمة بالأنشطة الضرورية لإنتاج وبيع المنتجات مثل نشاط الفوترة، نشاط الاستلام، نشاط معالجة المواد، نشاط الصيانة، نشاط فحص المنتجات ونشاط تطوير وتصميم المنتجات الجديدة وجميع الأنشطة الأخرى. وبعد عملية تحديد الأنشطة يتم تحديد المستوى التشغيلي لكل نشاط من الأنشطة بناء على معطيات خطة الإنتاج والمبيعات وبقية المعلومات الأخرى الواردة الفقرة السابقة. يلاحظ على هذه الطريقة في إعداد الموازنة شموليتها لكافة الأنشطة بينما تقوم الموازنات التقديرية العادية على تقدير المواد والعمل البشري وعمل الآلات فقط.
تحديد الموارد اللازمة لتنفيذ الأنشطة:
بعد وضع قائمة الأنشطة التي يحتاجها تنفيذ الخطة الإنتاجية والتسويقية يتم وضع تقديرات حول نوع الموارد من تجهيزات ويد عاملة ومواد أولية وكافة مستلزمات تنفيذ الأنشطة من حيث الكمية والمواصفات التي تحتاجها الأنشطة، حتى يمكن لهذه الأنشطة الوصول إلى الطاقة التشغيلية المطلوبة والمحددة في الفقرة السابقة.
تحديد الموارد الفعلية التي يجب توفيرها:
بعد وضع التقديرات السابقة يتم تحويل الحاجة إلى الموارد إلى تقدير إجمالي للموارد التي يجب توفيرها بحسب الإمكانيات المالية والفنية المتاحة للمنظمة ورغبة المنظمة في تخصيص الموارد المتاحة لديها بالشكل الأمثل الذي يساهم في تحقيق هدف المنظمة الاستراتيجي. حيث يتم تخصيص الموارد المتاحة من قبل إدارة المنظمة على هذه الأنشطة حسب حاجة كل نشاط إلى هذه الموارد حسب تقديرات وسياسة إدارة المنظمة. ويرعى في عملية التوزيع هذه مدى مرونة عرض الموارد تجاه الطلب عليها.
تحديد طاقة كل نشاط:
في النهاية يجب حساب الطاقة الإنتاجية لكل نشاط من الأنشطة ضمن المنظمة في ظل الموارد المخصصة لكل نشاط. وإذا تم الانطلاق من الموارد المخصصة، فإن النظام يقوم بتحديد أي عنصر من عناصر الموارد هو الذي يتحكم بالطاقة الإنتاجية القصوى للنشاط ( المورد الحرج). في معظم الأحوال فإن الإجراء الأخير هو إجراء معقد ويتطلب إعادة الحسابات لهذه العملية عدداً من المرات. إن تحديد الطاقة المطلوبة من النشاط يتطلب معرفة نماذج طلبات البيع، جدولة الإنتاج، المشتريات والشحن، والموارد التي يمكن استخدامها في أنشطة متنوعة والطلب الموسمي على الأنشطة. ويشكل إعداد الموازنات التقديرية على أساس الأنشطة أحد أساليب تزويد نظام تخطيط الموارد في المنظمة بمعلومات ذات قيمة عالية تستخدم في توزيع الموارد المتاحة على أنشطة المنظمة المختلفة بما يساهم في تحقيق أهداف المنظمة.
يتم تزويد نظام محاسبة تكاليف الأنشطة بالطاقة المتاحة من كل نشاط والموارد المخصصة لكل نشاط، ثم يتم استخدام هذه المعلومات من قبل نظام محاسبة المسؤولية، لمراقبة استخدام الموارد المخططة ومقارنتها مع النفقات الفعلية وبالتالي تقويم مدى نجاح الأنشطة المختلفة في تحقيق الأهداف المرسومة لها.
مشاكل التكامل بين النظامين:
تتلخص مشكلة التكامل بين نظام محاسبة المسؤولية ونظام تكاليف الأنشطة في اختلاف كل من هدف وطبيعة ومدى ومحتوى كل من النظامين (Cooper, and Kaplan, 1998, pp.111).
يهدف نظام تكاليف الأنشطة إلى تزويد الإدارة بخريطة اقتصادية للمنظمة، بحيث يمكن التعرف على أماكن نشوء الموارد وأماكن استخدامها. إنها تساعد الإدارة في فهم الاقتصاديات المحتملة للمنظمة، حيث تعكس معدلات محرك التكاليف الفعالية الضمنية للأنشطة مقاسة بالتكلفة وكمية الموارد التي يجب توفيرها لتنفيذ الأنشطة. إن الفعالية الضمنية لا تقاس بكمية العمل الذي نتوقع أن ننجزه في الفترة القادمة، وليس بكمية العمل الفعلية المنجزة في الفترة الماضية ولكن بكمية العمل التي يمكن أن ننجزها في ظل الموارد المتاحة.
ومن أجل تحقيق هذا الهدف يعتمد نظام تكاليف الأنشطة على التكاليف المعيارية المقدرة للموارد المخصصة للنشاط في الخطة، لذلك فإن نظام تكاليف الأنشطة هو نظام معياري من حيث طبيعته. وبناء على الطبيعية المعيارية للنظام فإن المطلوب من النظام تحديث هذه المعايير في فترات دورية وليس بشكل مستمر وفوري. أما المدى الذي يقيس على أساسه النظام الفعالية فهو النشاط ودوره في المساهمة في تكوين القيمة من تامين المواد والمستلزمات وصولا إلى تقديم المنتج إلى العميل.
أما نظام محاسبة المسؤولية فيهدف إلى تزويد الإدارة بمعلومات تغذية اقتصادية عكسية حول فعالية الأقسام (مراكز المسؤولية ) في إنجاز وظائفها. لذلك فهو يعمل على قياس التكاليف الفعلية التي تنشأ في مراكز المسؤولية بشكل مستمر. وطالما أن التكاليف الفعلية هي التي يتم الاعتماد عليها في نظام محاسبة المسؤولية، فإن الدقة في إثبات هذه التكاليف على مراكز المسؤولية أمر مهم، لأنها يجب أن تتطابق في النهاية مع النفقات المثبتة في المحاسبة المالية.
وبما أن نظام تكاليف الأنشطة هو نظام معياري فهو يبني المعايير على أساس متوسط المقاييس خلال الفترة، بينما يقوم نظام محاسبة المسؤولية بتسجيل كافة الأحداث الاقتصادية الفعلية التي تنشأ في المنظمة بشكل مستمر خلال الفترة المحاسبية. وبما أن الأحداث الاقتصادية ذات طبيعة عشوائية، فإن ذلك يخلق العديد من المشاكل عند تصميم النظامين على أساس التكامل بين النظامين. إذ أن نظم تكاليف محاسبة المسؤولية تقوم بتسجيل الإنفاق الفعلي الذي يتضمن تقلبات عشوائية في النفقات وكميات العمل المنجزة، مما ينعكس سلباً أو إيجاباً على قياس فعالية وربحية الأنشطة. وتنشأ التقلبات في الإنفاق نتيجة طبيعة الموارد، فليست كل الموارد المشتراة في فترة معينة تستخدم في نفس الفترة وليست كل الموارد المستخدمة في فترة معينة تكون مشتراة في نفس الفترة. أما تقلبات العمل المنجز فتنشأ لأن الطلب على نتائج النشاط ينحرف سلباً أو إيجاباً عن الطاقة المخططة بشكل يومي. أما تقلبات الفعالية والنتائج فإنها تحدث لأن الإجراءات تخضع لتغييرات مستمرة.
إن استخدام بيانات نظام تكاليف محاسبة المسؤولية من قبل نظام تكاليف الأنشطة مع عدم مراعاة أثر هذه التقلبات العشوائية للأحداث الاقتصادية على عمليات التقويم في الأمد القصير يمكن أن يقود الإدارة إلى قرارات خاطئة في حساب تكاليف المنتج أو تكاليف طلبية معينة وتقود إلى قرارات خاطئة في مجال تقويم أداء الأنشطة والأقسام ، لأنها تخفي التحسن أو الفشل في الأنشطة والعمليات في المنظمة. إن تعامل نظام تكاليف الأنشطة مع بيانات نظام محاسبة المسؤولية يمكن أن يقود الإدارة إلى الخطأ في ترتيب الأولويات أثناء تصميم إجراءات تحسين الأنشطة والعمليات ضمن المنظمة. فعلى سبيل المثال يقود انكماش حجم الأعمال أثناء الفترة إلى ارتفاع معدل محرك تكلفة النشاط الفعلية نتيجة انخفاض كمية الأعمال المطلوب إنجازها. وربما يكون رد فعل الإدارة على هذا الارتفاع الضغط على العاملين لتحسين الكفاءة والفعالية، بالرغم من أنه لا يوجد انخفاض حقيقي في الكفاءة الإنتاجية. إن المشكلة الحقيقية هي في غياب العمل وليس في الفعالية أو الكفاءة . والأكثر من هذا أنها ترسل إشارة مغلوطة لتحسين الكفاءة والفعالية، فالمدير بحاجة إلى السيطرة على المشكلة الرئيسية والمتمثلة إما بتأمين عمل أكثر للمنظمة أو البدء بنقل العاملين إلى أنشطة أخرى والتخلص من التجهيزات الفائضة ليتم عزل الطاقة غير المستخدمة للموارد لعدم حاجة النشاط إليها.
بالمقابل، عند ازدهار الأعمال، فإن معدل محرك تكلفة النشاط يمكن أن ينخفض. ويقود تناقص معدل محرك التكلفة إلى شعور المدير بالرضا، ويعتقد أن فعالية النشاط جيدة، وبالتالي يتوقف عن الضغط على العاملين لتحسين الإنتاجية بالرغم من أن انخفاض الفعالية قد يكون مستتراً خلف تزايد سرعة النشاط.
إن تبدل وتقلب معدلات محرك التكلفة تجعل المدير محتاراً حول ربحية المنتجات والعملاء ، فالطلبية التي تصل المنظمة عندما تكون كمية النشاط مرتفعة تظهر أكثر ربحية من نفس الطلبية التي تصل المنظمة عندما تكون كمية النشاط منخفضة ، مما قد يقوده إلى اتخاذ قرارات خاطئة ، مثل قرار تخصيص الموارد على المنتجات والعملاء أو تغيير الحد الأدنى لحجم الإنتاج كقبول الطلبات الصغيرة الحجم في فترات الازدهار ورفض هذه الطلبات في فترات الانكماش . كذلك الأمر فيما يتعلق بتسعير المنتجات فالمنتجات سوف تظهر ذات تكلفة عالية في فترات الانكماش ،لأن الأنشطة لا تعمل بكامل طاقتها،مما يقود إلى ارتفاع معدل محرك التكلفة ، الأمر الذي ينعكس على رفع سعر المنتج ، أما في فترات الازدهار الاقتصادي فإن العكس سوف يحدث ، مما يقود إلى انخفاض تكلفة المنتج ، وبالتالي تنخفض أسعار المنتجات.
تكمن المشكلة إذاً في كيفية عزل التأثير العشوائي للأحداث الاقتصادية على فعالية الأنشطة ، والتي يتم قياسها وتسجيلها في نظام تكاليف محاسبة المسؤولية .
خامساً – الحلول المقترحة:
يلاحظ من العرض السابق أن المشكلة الأساسية في تحقيق التكامل بين نظام محاسبة المسؤولية ونظام تكاليف الأنشطة ترتبط بشكل أساسي بالتأثير العشوائي للأحداث الاقتصادية. فإذا أمكن عزل التأثير العشوائي لكميات العمل المنجزة والإنفاق الفعلي ، عندئذ يمكن الوصول إلى حل لمشاكل التكامل بين النظامين ضمن المنظمة.
يرى الباحث أنه يمكن تطوير حلول التكامل بين النظامين عبر استغلال إمكانيات نظم إدارة قواعد البيانات الترابطية ( Relational Database Management Systems )، حيث تتيح هذه النظم الفصل بين مرحلتين في بناء نظم المعلومات، مرحلة بناء قاعدة البيانات(Database ) ومرحلة إعداد وتطوير برامج التطبيقات ( Application Programs ) . تتضمن مرحلة بناء قاعدة البيانات تحديد الكيانات المشاركة في النظام والصفات التي يجب ربطها بهذه الكيانات من أجل تصوير واقع المنظمة ، أما برامج التطبيقات فتتضمن عمليات المعالجة التي يجب أن تتم على قيم الصفات المخزنة في قاعدة البيانات من أجل الوصول إلى النتائج التي يرغب المستفيدون من النظام في الوصول إليها.
انطلاقاً من هذه الإمكانية نرى أنه يجب عند تصميم نظام معلومات التكاليف الفصل بين هاتين المرحلتين ، ففي المرحلة الأولى مرحلة بناء قاعدة البيانات والتي سوف نطلق عليها في نظام معلومات التكاليف المحاسبة الأساسية ” Basic Accounting ” . والمرحلة الثانية والتي تتضمن عملية إعداد برامج التطبيقات والتي سوف نطلق عليها الحسابات التقويمية ” Evaluating Accounts ” .
المحاسبة الأساسية:
يقصد بالمحاسبة الأساسية مرحلة تجميع وتسجيل مخزون البيانات التي تشكل مادة المعالجة في نظام معلومات التكاليف بشكل يِمكن من تقديم هذه البيانات التي يحتاج نظام معلومات التكاليف إليها للإجابة على كافة الاستفسارات التي يحتاجها المستخدمون. تتكون المحاسبة الأساسية من مجموعة من الروابط التي تصور الكيانات (Entities ) المشاركة والصفات ( Attributes ) المرتبطة بهذه الكيانات في نظام التكاليف المتقرح . وبما أن الصفات المرتبطة بكيان ما غير محدودة لذلك يجب أن تتم عملية اختيار للصفات التي تلعب دوراً هاماً عند عمليات التقويم التي يخضع لها مخزون البيانات. ومن أجل جعل المحاسبة الأساسية قابلة للتقويم بشكل عام والإجابة على كافة الاستفسارات الممكنة، فإنه يجب عند تسجيل بيانات التكاليف في المحاسبة الأساسية الالتزام بالقواعد التالية:
يجب أن تتضمن الحسابات الأساسية كل العمليات والأنشطة الهامة لعمليات التقويم اللاحقة. ويتم ضمان تحقيق هذا المتطلب عن طريق التوسع في تحديد الأنشطة والفعاليات التي تسبب نشوء التكاليف عوضا عن المفهوم التقليدي الذي يكتفي بتصنيف التكاليف إلى عناصر التكلفة ،ثم توزيع عناصر التكاليف على مراكز التكلفة ووحدات الإنتاج.
كل القيم يجب أن تسجل وتربط بذلك الكيان الذي يمكن من الوصول إليها . أي أنه يجب تسجيل القيم مع ذلك الكيان الذي يمكن التعرف إلى عنصر التكلفة معه كتكلفة مباشرة. وبالتالي فإن الحسابات الأساسية لا تحتوي على تكاليف غير مباشرة وفق المفهوم الجديد.
يجب أن تسجل كافة الصفات التي تخص الكيان والتي تعتبر هامة لعمليات التقويم لاحقا مثل الصفات النوعية والبعد الزمني للكيان والعلاقات بين الكيانات المختلفة الموجودة في الحسابات الأساسية. ويتم ذلك عبر مجموعة من البيانات التي تسجل بالإضافة إلى البيانات المالية ، مثل الكميات المستهلكة والزمن ، نوعية الموارد ( موارد مرنة أو موارد غير مرنة )، البعد الزمني لعنصر التكلفة.والعلاقة بين عنصر التكلفة ومحرك التكلفة.
لا يجوز دمج العناصر المتجانسة مع بعضها، إذا كانت هناك حاجة لها لعمليات التقويم لاحقا. فمثلاً يوجد نوع من المواد يستخدم في تصنيع عدة منتجات في مركز تكلفة محدد، فلا يجوز إثبات هذه المادة مع مركز التكلفة فقط، لأننا لا نستطيع معرفة نصيب كل منتج من المنتجات من هذه المادة.
لا يجوز توزيع قيم متجانسة إلا إذا كانت هناك إمكانية للوصول لهذه القيمة عن طريق تجميع القيم الموزعة بشكل عكسي. فلا يجوز توزيع نفقة إيجار المصنع على أقسام المصنع إلا إذا كانت عملية التوزيع تتم مثلا على أساس مساحة كل قسم وكانت مساحة كل قسم مخزنة في الرابطة.
والباحث يرى أنه يجب بناء محاسبة أساسية تتضمن المعطيات التخطيطية المعيارية في نظام معلومات التكاليف وبناء محاسبة أساسية تتضمن البيانات الفعلية عن الأحداث الاقتصادية التي جرت في المنظمة.
يعتمد نظام تخطيط التكاليف على المعلومات الفنية للإنتاج بالإضافة إلى معلومات نظام تخطيط الإنتاج وجدولته. لذلك يجب الانطلاق في تصميم وتشغيل نظم التكاليف التخطيطية من التكامل (Integration ) بين كافة نظم المعلومات ضمن المنظمة. يدعم هذه المقولة أن البيانات التي تخزن وتعالج في نظام معلومات التكاليف هي في معظمها بيانات ثانوية ( Secondary )، أي أنها ليست أولية (Original ) ، مثل المواد الأولية اللازمة لإنتاج وحدة المنتج التي يتم تحديدها من حيث الكمية والمواصفات من قبل مصممي المنتج وتصاغ على شكل قائمة مواد ، وكذلك خطة العمل ( Work Plan ) الموزعة على مجموعة من العمليات الصناعية، والتي تتضمن نوع وزمن العمل البشري وعمل الآلات اللازمين لإنتاج وحدة المنتج في كل مرحلة من مراحل الإنتاج . وتعد هذه البيانات الأساس في تحديد معايير التكاليف الصناعية وتخطيط التكاليف والرقابة عليها لاحقاً سواء كان لأغراض محاسبة الأنشطة أو محاسبة المسؤولية . بالإضافة إلى معلومات أخرى حول الهرم التنظيمي وبنية مراكز التكلفة وطبيعة الأنشطة في المنظمة. ويتم التكامل تخطيطيا عبر ربط العمليات الموجودة في قاعدة البيانات من خلال أرقام تعريفية مرة بمركز المسؤولية ومرة أخرى بالنشاط الذي تنتمي إليه العملية المذكورة. وبذلك يمكن الاعتماد على قاعدة البيانات في تخطيط التكاليف على مستوى مراكز المسؤولية ومرة ثانية في تقدير تكاليف الأنشطة وتخطيطها. أما بالنسبة للعمليات غير الإنتاجية مثل نشاط التصميم ونشاط تحويل الآلات ونشاط التخزين نشاط الشحن ..الخ، فيتم عملية ربط الموارد المخصصة لهذه الأنشطة مع الأنشطة عبر الخطة التنظيمية التي تقوم بتخصيص الموارد على الأنشطة ومراكز التكلفة مع تخزين كل المؤشرات الكمية والنوعية التي تساعد في العملية التخطيطية.
أما في إطار نظام التكاليف الفعلية المتعلقة بقياس وتقويم الموارد المستهلكة أثناء تنفيذ العملية الإنتاجية والتسويقية ضمن المنظمة ، فانه يمكن تحقيق قاعدة بيانات موحدة تخدم كلاً من نظام تكاليف الأنشطة ونظام محاسبة المسؤولية ، إذا تم في تصميم قاعدة البيانات ( الحسابات الأساسية ) مراعاة الاعتبارات التالية ، بهدف الوصول إلى حسابات أساسية تحقق الحياد والموضوعية:
1- الربط بين نظم محاسبة التكاليف والمستندات الأساسية:
يتم تخزين المستندات الأساسية في رابطتين تحتوي الرابطة الأولى على المعلومات العامة المتعلقة بالمستند ، أما الرابطة الثانية فتتضمن محتوى المستند الحقيقي المتمثل في أسطر المستند. وسوف نوضح آلية تصميم روابط المستندات الأولية من خلال قسيمة سحب مواد أولية من المخازن إلى قسم الإنتاج. يتطلب توصيف الرابطة الأولى لقسيمة المواد الحقول التالية:
( رقم القسيمة، التاريخ ، رقم الشخص الذي طلب المواد )
أما توصيف محتويات قسيمة المواد فتتضمن أسطر قسيمة المواد، وبما أن القسيمة يمكن تحتوي على أكثر من سطر لذلك يتوجب إنشاء رابطة ثانية تدعى رابطة أسطر قسيمة المواد وتتضمن الحقول التالية:
(رقم القسيمة ، رقم السطر،رقم المورد ، التوصيف، وحدة القياس ، الكمية ، معدل التحميل ، رقم عنصر التكاليف ، رقم النشاط ،رقم مركز التكلفة ، رقم المنتج ، رقم طلبية الإنتاج ،تاريخ بدء الاستفادة من النفقة ، تاريخ الانتهاء، ..الخ.)
وهكذا بالنسبة لبقية المستندات، أما بالنسبة لبعض أنواع النفقات التي لا يمكن تصنيفها مع منتج معين فيكفي تصنيفها مع النشاط الذي تسبب في نشوئها في إطار الحسابات الأساسية، إذ أنه من الممكن ربط كل مستند من المستندات مع نشاط محدد، وبالتالي يتم التخلي بشكل كامل عن عمليات التوزيع العشوائي لبعض عناصر التكلفة على المراكز المستفيدة أو المنتجات في (الحسابات الأساسية). وتستخدم هذه الحقول التعريفية مثل رقم النشاط أو رقم المنتج في تصنيف التكاليف على الأنشطة المستفيدة وعلى المنتجات المستفيدة ومراكز التكلفة المستفيدة.
نظام تكاليف الأنشطة
ونظام محاسبة المسؤولية.
المقدمة :
أضحت نظم المعلومات في المنظمات الاقتصادية أداة هامة من أدوات تحسين كفاءة المنظمة ودعم موقعها التنافسي، لذلك اتجهت المنظمات إلى تصميم وبناء أنظمة معلومات من اجل السيطرة على الكم الهائل من المعلومات الضرورية لإدارة المنظمة وذلك لضمان وصول المعلومات موثقة وصحيحة ودقيقة إلى كافة المستويات الإدارية بالشكل الملائم والوقت المناسب من اجل استخدامها في اتخاذ قرارات رشيدة تساهم في تحقيق أهداف المنظمة.
المصدر
http://www.brooonzyah.net/vb/t4309.html
تقوم المنظمات بتطوير وتشغيل العديد من نظم المعلومات الفرعية، مما يقود إلى تضخم حجم البيانات التي يجب أن تجمع وتخزن وتعالج، مما يعني ارتفاع تكلفة تخزين وتحديث والحفاظ على هذه البيانات، لذلك يسيطر في عالم المنظمات في السنوات الأخيرة اتجاه لتطوير نظم المعلومات المتكاملة (Integrated Information Systems )، حيث يتم تكامل كافة النظم التي تحتاجها المنظمة من خلال بناء قاعدة بيانات موحدة وعامة، تتضمن كافة البيانات التي تحتاجها مختلف التطبيقات التي تفرضها حاجات إدارة المنظمة من المعلومات. إن بناء قاعدة بيانات موحدة لكافة النظم ضمن المنظمة ( Davenport , 1998, 122 ) سوف يقلل من تكاليف القياس ويقلل أيضا من التناقض والاختلاف بين البيانات المخزنة في حال بناء قواعد بيانات مستقلة لكل نظام من هذه النظم كما أنه يمكن من معالجة معلومات مختلف النظم وتبادلها بشكل آلي . يؤدي هذا التكامل إلى رفع كفاءة وفعالية هذه النظم مجتمعة ويقلل من تكاليف عمليات التحديث المستمرة لمحتوى قاعدة البيانات.
يندفع محللو النظم والاستشاريون والإدارة إلى تطبيق مدخل تكامل النظم عند بناء نظم المعلومات، بسبب الإمكانيات الفنية العالية لتقنيات المعلومات والاتصالات الحديثة التي تسمح بتحقيق هذا التكامل بشكل عملي ومن خلال استخدام نظم المعالجة الآنية(Real Time Processing ) التي تمكن من المعالجة الفورية للبيانات المدخلة والتحديث (Updating ) الفوري لكافة الملفات الموجودة في قاعدة البيانات المرتبطة بهذه المدخلات.
إلا أن بناء الأنظمة المتكاملة مكلف جدا، لذلك يرى الباحث أنه يتوجب قبل البحث في الإمكانية الفنية لتطبيق وتحقيق التكامل دراسة إمكانية التكامل من جهة التوافق والانسجام المنطقي بين مختلف أنواع النظم الفرعية ( Sub-systems ) التي سوف يتم ربطها من خلال قاعدة البيانات.
تشكل نظم التكاليف، ممثلة بنظام محاسبة المسؤولية ونظام تكاليف الأنشطة، نظم فرعية هامة في نظام معلومات المنظمة، ويعمل محللو النظم على تحقيق التكامل بينهم، لوجود العديد من الأسباب التي تشجع على تحقيق التكامل بينها من خلال قاعدة البيانات، مثل الترابط الكبير والمتعدد مع مختلف النظم الفرعية في المنظمة، والمعلومات الجديدة كما ونوعا التي يمكن الحصول عليها نتيجة التكامل، حيث يفترض أن تؤدي إلى تغيير كبير في دور نظم التكاليف من نظم تصدر تقارير وتقدم معلومات تاريخية، إلى نظم تساهم في رسم خريطة المنظمة الاقتصادية المستقبلية.
إلا أن نظام تكاليف محاسبة المسؤولية ونظام تكاليف الأنشطة هما نظامان مختلفان من حيث الأهداف ومفهوم التكاليف وأساليب قياسها وتصنيفها، مما يجعل عملية تحقيق التكامل بينهم بحاجة إلى بحث ودراسة من أجل خلق التوافق المنطقي بين النظامين وبقية الأنظمة الفرعية المرتبطة بهم داخل المنظمة مثل نظام التخطيط الفني والمالي ونظام المحاسبة المالية.
هدف البحث:
ويهدف البحث إلى معالجة المشاكل التي تعترض بعض مشاكل تصميم وبناء نظام المعلومات المتكامل الموحد في المنظمة في ظل التطور الكبير في مجال البرمجيات بشكل عام وقواعد البيانات بشكل خاص، و من ثم معالجة المشاكل التي تعترض تطبيق التكامل بين محاسبة تكاليف الأنشطة ومحاسبة مراكز المسؤولية، ويسعى هذا البحث إلى تحقيق الأهداف التالية:
تحديد متطلبات نظم محاسبة المسؤولية على قاعدة البيانات.
تحديد متطلبات نظم محاسبة التكاليف القائمة على الأنشطة على قاعدة البيانات.
تحديد فوائد ومشاكل التكامل بين النظامين.
إعداد إطار عام لتحقيق التكامل بين النظامين.
أهمية البحث:
تنبع أهمية البحث من ضرورة وجود نظام معلومات متكامل في المنظمة، ويأمل الباحث أن تتمكن المنظمات الاقتصادية من تطبيق نتائج هذا البحث في تصميم نظم التكاليف الخاصة بها، وخاصة تلك المنظمات التي تعمل في دول تقيم اتفاقيات المشاركة مع دول الاتحاد الأوربي أو التي تنوي الانضمام إلى منظمة التجارة الدولية (WTO). إذ أن هذه المنظمات ستدخل مجال المنافسة الدولية مما يحتم عليها بناء نظام معلومات يقدم معلومات تساعد في اتخاذ قرارات مثل تحسين نوعية المنتجات التي تنتجها وتخفيض تكاليف تلك المنتجات، لكي تتمكن من المنافسة في السوق والبقاء في ظل هذه البيئة الجديدة.
خطة البحث :
يرى الباحث أن البحث وأهدافه تتطلب تبويب خطة البحث على النحو التالي:
أولاً – مفهوم التكامل في ظل قاعدة البيانات والمعالجة الآنية للمعلومات:
ثانياً – متطلبات نظام تكاليف محاسبة المسؤولية على قاعدة البيانات.
ثالثاً – متطلبات نظام تكاليف الأنشطة على قاعدة البيانات.
رابعاً – مزايا ومشاكل التكامل بين نظام محاسبة المسؤولية ونظام تكاليف الأنشطة.
خامساً – الحلول المقترحة.
سادساً – النتائج والمقترحات.
أولاً – مفهوم التكامل في ظل قاعدة البيانات والمعالجة الآنية للمعلومات:
تتم علمية بناء النظم المعلومات التقليدية في المنظمات الكبيرة عبر تفتيت للمعلومات التي تنشأ ضمن المنظمة، وذلك لأن المنظمة تجمع وتولد وتخزن كميات كبيرة من البيانات، هذه البيانات تخزن في عدة أماكن عوضا عن تخزينها في مكان واحد، وتنتشر هذه البيانات في العشرات بل المئات من نظم الحاسب ضمن المنظمة. وكل نظام يحتفظ ببياناته بشكل مستقل وله وظيفة مستقلة، وبالتالي فإن كل نظام يساند فعالية معينة معروفة من فعاليات المنظمة المتعددة، مثل بناء نظام للمبيعات ونظام آخر للمشتريات وثالث للمخزون ورابع لتخطيط الإنتاج ..الخ. حيث تعزل الوظيفة عن بقية الإجراءات المعلوماتية وتحمل هذه الوظيفة إلى نظام الحاسب. وهكذا بالنسبة إلى بقية الوظائف ضمن المنظمة وبذلك ينتج معنا العديد من النظم الحاسوبية. التي تقود إلى نشوء المشاكل التالية ( قاسم ، 1998 ، ص 268 – 274 ):
انقطاع سير البيانات الآلي بين نظم المعلومات الفرعية فتغير المبيعات المتوقعة في نظام المبيعات مثلا لا يحدث تأثيره بشكل مباشر على نظام تخطيط الإنتاج لأن ملفات نظام المبيعات مستقلة عن ملفات تخطيط الإنتاج .
إن إمكانية تقويم المعلومات المخزنة داخل نظام الحاسب واستخدامها في عملية اتخاذ القرار تكون محدودة بسبب عدم إمكانية الربط بين البيانات المختلفة .
إن هنالك تكرار في تخزين البيانات ، إذ أن المعطيات نفسها وزعت وسجلت في عدة أنظمة وهذا يقود إلى ارتفاع في تكلفة تخزين وتحديث البيانات لان أي إضافة أو تعديل على البيانات يجب أن تتم في كل الملفات المختصة (ذات العلاقة) .
إن الرقابة على صحة ونوعية البيانات المعالجة والمدخلة هي من اختصاص برامج التطبيقات نفسها، فالمبرمجون عادة هم الذين يحددون نوع ودرجة الرقابة المنطقية التي يؤديها البرنامج. إن ذلك قد يكون كافياً في حد ذاته تحت وجهة نظر واعتبارات التطبيق، أما بالنسبة لنظام المعلومات بشكل عام في المنظمة فان ذلك يعتبر غير كافي، لذلك لا بد من وجود وسائل وخطوات رقابية إضافية لضمان صحة البيانات، بحيث تكون البيانات المخزنة في عدة ملفات خالية من التناقض فيما بين هذه الملفات وتعبر عن الواقع الفعلي للمنظمة.
تقود هذه الظواهر إلى ارتفاع تكاليف تشغيل النظم وتشكل منزلقاً خطيراً يقود إلى انخفاض إنتاجية المنظمة ويهدد وجودها، ليس فقط نتيجة ارتفاع التكاليف المباشرة لتشغيل النظام وإنما نتيجة التكاليف غير المباشرة الناتجة عن صعوبة الوصول إلى المعلومات الضرورية لعملية اتخاذ القرارات.
أما عند تصميم وبناء نظام معلومات متكامل وموحد للمنظمة بشكل عام ، فإن جوهر هذا النظام يتمثل في بناء قاعدة معلومات موحدة وعامة لكافة النظم الفرعية داخل المنظمة . تتلقى هذه القاعدة البيانات من سلسلة من التطبيقات التي تمثل وظائف المنظمة المتعددة، كما أنها تغذي هذه التطبيقات بالبيانات الضرورية لمساندة كل أنشطة المنظمة الموزعة بين وظائف ووحدات المنظمة المختلفة، مما يجعل المعلومات تنساب دون عوائق في المنظمة بأكملها.حيث أن إدخال بيانات جديدة إلى النظام يؤدي إلى تحديث كل البيانات ذات العلاقة المخزنة في ملفات قاعدة البيانات. هذا النوع من الأنظمة أصبح حقيقة (انظر نظام Sap’s R/3 المطور من قبل شركة SAP الألمانية لمحة عن هذا النظام موجودة في Davenport , 1998 , 122 تفاصيل أكثر في Scheer , 1988 أما التفاصيل الشاملة فهي متاحة في SAP , 1985, 1986 ).
تحدد خصوصية كل نظام معلومات فرعي على قاعدة البيانات من خلال تعيين المقاطع (Views ) التي تهم النظام الفرعي من قاعدة البيانات العامة والموحدة
آليات تحقيق التكامل بين